Wysłanie świątecznej kartki z życzeniami „Wesołych i spokojnych świąt” wiąże się z ryzykiem narażenia się na odpowiedzialność karną z powodu RODO.
Życzenia do rodziny nie budzą wątpliwości Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Pojawiają się one przy wysyłaniu życzeń do partnerów w biznesie, gdyż obowiązuje tu RODO.
Zwyczaj wysyłania kartek świątecznych, dotychczas widziany jako miły gest, teraz spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom – informuje Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Jak się bowiem okazuje, przesyłanie życzeń świątecznych pomiędzy członkami rodziny bądź znajomymi ma charakter osobisty i domowy. Nie mają zastosowania w tym przypadku przepisy o ochronie danych osobowych.
Wątpliwości związane są z wysyłaniem kartek do kontrahentów czy klientów. Zgodnie z prawem, przy okazji składania życzeń świątecznych dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów. Są nimi imię nazwisko, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej.
Co w przypadku, gdy wysyłamy życzenia kontrahentom?
Wymienianie się życzeniami w okresie świątecznym jest działaniem powszechnie akceptowanym, także w kontaktach biznesowych. Z pewnym wyjątkiem. Zdarza się, szczególnie w kontaktach biznesowych, że niektórzy partnerzy lub klienci ze względu na swoje poglądy nie życzą sobie składania życzeń o charakterze religijnym. Miły gest mógłby ich urazić. Warto więc, zanim wyśle się życzenia, sprawdzić ten fakt – zwraca uwagę UODO.
Nawet jeśli życzenia sprawiają przyjemność, nie zwalnia to z obowiązków wynikających z RODO. Dlatego również proces wysyłania kartek świątecznych oraz prezentów powinien być właściwie przemyślany. Lepiej zawczasu uwzględnić wymagania przepisów prawa niż – pomimo dobrych chęci. Poprzez nieprzemyślane działanie można doprowadzić do naruszenia praw, które może wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami – ostrzega UODO.
Co mówi prawo?
Jedną z podstaw wysyłania kart świątecznych może być zgoda na otrzymywanie korespondencji pocztą.
Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO musi być ona: dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę osoby, której dane dotyczą. Może być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalając tym samym na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Jednocześnie należy poinformować, że zgodę taką można wycofać w każdym dowolnym momencie. Musi być to tak samo łatwe jak jej wyrażenie – zwraca uwagę UODO.
Inną podstawą do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes. Można uznać, że jest nim np. utrzymywanie dobrych relacji biznesowych.
Bez względu na wybraną podstawę przetwarzania danych administrator musi spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich kontrahentów – podkreśla UODO.
Przed wysłaniem życzeń świątecznych warto więc wywiązać się z tego obowiązku. Jak? Np. jeszcze przed wysłaniem karty uzyskać pozwolenia od adresata…
Źródło: uodo.gov.pl
