W mojej Kancelarii Radcy Prawnego, która zamuje się rejestracją i obsługą spółek z o.o. często spotykam się z pytaniami dotyczącymi pożyczek udzielanych spółkom z o.o. przez ich wspólników, zwłaszcza gdy potrzebne są dodatkowe środki finansowe. Minimalny kapitał zakładowy wynoszący 5.000 zł często okazuje się niewystarczający. Czy wspólnik może pożyczyć pieniądze spółce? Tak, ponieważ wspólnik i spółka to odrębne podmioty prawne, mogą zawierać między sobą różne umowy, w tym umowy pożyczki. Pożyczka od wspólnika dla spółki z o.o. jest zatem prawnie możliwa, choć mogą pojawić się komplikacje podatkowe.
Kluczowe elementy pożyczki dla spółki z o.o.
Umowa pożyczki między wspólnikiem a spółką powinna zawierać:
- Identyfikację stron umowy
- Kwotę pożyczki i sposób jej przekazania
- Okres, na jaki pożyczka jest udzielana
- Uzgodnione oprocentowanie
- Zasady zwrotu pożyczki, w tym możliwość wcześniejszego zwrotu
- Inne ważne postanowienia
Procedura zawarcia umowy pożyczki
Podpisanie umowy pożyczki między wspólnikiem a spółką wymaga oświadczeń woli od upoważnionego przedstawiciela spółki i wspólnika. Może to prowadzić do pytań o reprezentację spółki, zwłaszcza gdy wspólnik jest członkiem zarządu. W zależności od sytuacji, umowę może podpisać zarząd, pełnomocnik wyznaczony przez uchwałę wspólników na podstawie art. 210 Kodeksu spółek handlowych, lub Rada Nadzorcza.
- Jeśli wspólnik pożyczkodawca nie jest członkiem zarządu, spółkę reprezentuje zarząd zgodnie z zasadami zawartymi w umowie spółki.
- W jednoosobowej spółce, gdzie jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, spółkę reprezentuje wspólnik, ale umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego.
- Gdy wspólnik pożyczkodawca jest członkiem zarządu, spółkę reprezentuje Rada Nadzorcza lub pełnomocnik wyznaczony przez uchwałę wspólników.
Forma umowy pożyczki
Zwykle pożyczka od wspólnika dla spółki z o.o. powinna być zawarta na piśmie. Choć Kodeks cywilny dopuszcza ustną formę pożyczki, dla celów dowodowych (art. 720 § 2 Kodeksu cywilnego) umowa przekraczająca 1.000 zł powinna być stwierdzona na piśmie. Ze względu na przepisy rachunkowe i podatkowe, forma pisemna jest konieczna dla udokumentowania przepływu środków i właściwej rachunkowości spółki.
W sytuacji, gdy jedyny wspólnik będący jedynym członkiem zarządu udziela pożyczki spółce, umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego, inaczej będzie nieważna. Notariusz zgłasza taką czynność do sądu gospodarczego.
Termin zwrotu pożyczki
Ważnym elementem umowy pożyczki jest termin jej zwrotu. Wspólnik i spółka mogą ustalić ten termin dowolnie. Jednakże, aby skorzystać z tzw. safe harbour, termin nie może być dłuższy niż 5 lat od daty udzielenia pożyczki. Safe harbour jest najbezpieczniejszą metodą uniknięcia szacowania wartości rynkowej pożyczki przez organy podatkowe. Jeśli planujecie dłuższy termin, skonsultujcie się z doradcą podatkowym lub prawnikiem.
Sposób udzielenia pożyczki: gotówka czy przelew?
Jeżeli wspólnik spółki z o.o. nie jest przedsiębiorcą, pożyczka może być udzielona gotówką, wpłacając ją do kasy spółki. Problemy pojawiają się, gdy wspólnik jest przedsiębiorcą, co wynika z obowiązku dokonywania płatności związanych z działalnością gospodarczą przez rachunek płatniczy.
Zgodnie z art. 19 pkt 2 Prawa przedsiębiorców, płatności związane z działalnością gospodarczą muszą być dokonywane przez rachunek płatniczy, gdy:
- Stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz
- Wartość transakcji przekracza 15.000 zł.
Jeżeli pożyczkodawca jest przedsiębiorcą i udziela pożyczki powyżej 15.000 zł, spółka może zaliczyć odsetki do kosztów uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy pożyczka została dokonana przez rachunek bankowy. Jeżeli pożyczkodawca nie jest przedsiębiorcą, wypłata odsetek może nastąpić gotówką. W razie wątpliwości, czy wspólnik jest przedsiębiorcą, warto skonsultować się ze specjalistą.
Pozostałe formalności związane z umową pożyczki
Jeśli wspólnik udzielający pożyczki jest członkiem zarządu, zgoda na taką czynność musi być wyrażona przez Zgromadzenie Wspólników. Często zgoda ta jest łączona z pełnomocnictwem udzielonym na podstawie art. 210 k.s.h. do zawarcia umowy w imieniu spółki. Należy także sprawdzić, czy umowa spółki nie wymaga zgody Zgromadzenia Wspólników na pożyczki. Przed udzieleniem pożyczki warto dokładnie przeanalizować umowę spółki.
Więcej informacji o udzieleniu spółce z o.o. pożyczki od wspólnika, członka zarządu lub udziałowca znajdziesz w moich artykule pt. pożyczka od wspólnika spółki z o.o. dla spółki.