Technologia stała się jednym z podstawowych elementów funkcjonowania przedsiębiorstw. Poczta, systemy księgowe, CRM, pliki, dostęp do internetu czy narzędzia chmurowe są potrzebne praktycznie każdego dnia. Jednocześnie utrzymanie własnego zaplecza informatycznego wiąże się z kosztami, koniecznością zatrudnienia odpowiednich specjalistów oraz odpowiedzialnością za bezpieczeństwo danych.
Dlatego coraz więcej firm rozważa outsourcing IT, czyli przekazanie części lub całości obsługi informatycznej zewnętrznemu partnerowi.
Takie rozwiązanie nie sprowadza się wyłącznie do ograniczenia wydatków. Dobrze zorganizowany outsourcing może również zmniejszyć ryzyko związane z awariami, brakiem zastępstwa czy uzależnieniem całej infrastruktury od jednej osoby.
Koszt własnego informatyka to nie tylko wynagrodzenie
Porównując outsourcing z własnym działem IT, łatwo skupić się wyłącznie na wysokości miesięcznej pensji administratora.
Rzeczywisty koszt pracownika jest jednak wyższy.
Firma ponosi również wydatki związane z rekrutacją, wyposażeniem stanowiska, szkoleniami, urlopami czy koniecznością zapewnienia zastępstwa podczas nieobecności.
W przypadku bardziej rozbudowanej infrastruktury jedna osoba może być niewystarczająca. Wtedy konieczne staje się zatrudnienie kolejnych specjalistów albo zlecanie części prac zewnętrznym wykonawcom.
Outsourcing pozwala zamienić część tych kosztów na przewidywalny miesięczny wydatek związany z konkretnym zakresem usług.
Największym problemem może być uzależnienie od jednej osoby
W wielu małych i średnich firmach cała wiedza o infrastrukturze IT znajduje się w rękach jednego administratora.
To rozwiązanie może działać przez lata, ale wiąże się z ryzykiem.
Co dzieje się w przypadku urlopu, choroby albo nagłego odejścia pracownika?
Jeżeli infrastruktura nie została odpowiednio udokumentowana, nowa osoba może potrzebować tygodni, aby zrozumieć konfigurację sieci, serwerów, usług czy dostępów.
W modelu outsourcingowym wiedza powinna być dokumentowana i współdzielona pomiędzy członkami zespołu. Dzięki temu nieobecność konkretnego specjalisty nie musi oznaczać przerwy w obsłudze.
Nie każda awaria ma taki sam wpływ na firmę
Problem jednego komputera i niedostępność całej sieci to dwa zupełnie różne zdarzenia.
Dlatego profesjonalna obsługa IT powinna klasyfikować zgłoszenia według ich wpływu na organizację.
W przypadku poważnej awarii znaczenie ma przede wszystkim szybka reakcja i możliwość zaangażowania odpowiednich kompetencji.
Jeżeli firma opiera się na jednej osobie, jej możliwości są naturalnie ograniczone. Zewnętrzny zespół może równolegle zaangażować administratora systemów, specjalistę sieciowego czy osobę zajmującą się bezpieczeństwem.
Przestoje mają realną wartość finansową
Koszt awarii nie kończy się na naprawie uszkodzonego urządzenia.
Jeżeli kilkudziesięciu pracowników przez godzinę nie może korzystać z podstawowego systemu, przedsiębiorstwo ponosi koszt ich bezczynności.
Jeszcze poważniejsze konsekwencje mogą mieć:
- brak dostępu do danych,
- niedziałająca poczta,
- awaria systemu sprzedażowego,
- brak dostępu do plików,
- niedostępność sieci lub internetu.
Dlatego jednym z celów stałej obsługi IT powinno być ograniczenie liczby takich sytuacji poprzez monitoring, aktualizacje i działania prewencyjne.
Outsourcing nie powinien oznaczać wyłącznie „informatyka na telefon”
Zewnętrzna firma IT może być traktowana jako serwis interwencyjny, ale znacznie większą wartość daje model stałej współpracy.
Może on obejmować m.in.:
- helpdesk dla użytkowników,
- administrację komputerami,
- utrzymanie serwerów,
- Microsoft 365,
- sieć i Wi-Fi,
- kopie zapasowe,
- monitoring,
- bezpieczeństwo.
W takim modelu dostawca nie zajmuje się wyłącznie usuwaniem skutków awarii, ale również utrzymaniem środowiska w stanie pozwalającym ograniczyć ich występowanie.
Przykładem firmy świadczącej taki zakres usług jest E-SUPPORT, która realizuje bieżące wsparcie użytkowników i administrację infrastrukturą IT przedsiębiorstw.
Dostęp do różnych kompetencji bez budowy dużego działu
Współczesne środowiska informatyczne są coraz bardziej złożone.
Jedna firma może jednocześnie korzystać z:
- Microsoft 365,
- lokalnych serwerów,
- systemów backupowych,
- urządzeń sieciowych,
- VPN,
- rozwiązań bezpieczeństwa,
- systemów biznesowych.
Każdy z tych obszarów może wymagać innych kompetencji.
Outsourcing pozwala korzystać z wiedzy wielu specjalistów bez konieczności zatrudniania każdej z tych osób na pełny etat.
Dla wielu firm jest to jeden z najważniejszych argumentów przemawiających za takim modelem.
Bezpieczeństwo również wymaga stałej uwagi
Cyberbezpieczeństwo nie jest już problemem dotyczącym wyłącznie dużych przedsiębiorstw.
Ataki phishingowe, próby przejęcia kont, utrata danych czy złośliwe oprogramowanie mogą dotknąć również niewielką organizację.
Dlatego obsługa IT powinna uwzględniać m.in.:
- aktualizacje systemów,
- wieloskładnikowe uwierzytelnianie,
- kontrolę dostępów,
- ochronę urządzeń,
- backup,
Brak bieżącego nadzoru nad tymi elementami może prowadzić do problemów, których koszt jest wielokrotnie wyższy niż regularne utrzymanie infrastruktury.
Outsourcing może również współpracować z własnym działem IT
Zewnętrzna obsługa nie musi oznaczać likwidacji własnego stanowiska informatycznego.
W większych organizacjach często sprawdza się model hybrydowy.
Wewnętrzny administrator pozostaje blisko pracowników i procesów biznesowych, a partner zewnętrzny zapewnia dodatkowe kompetencje, zastępstwo lub przejmuje wybrane obszary infrastruktury.
Pozwala to ograniczyć ryzyko przeciążenia jednej osoby i zwiększyć dostępność specjalistycznej wiedzy.
Jak ocenić, czy outsourcing ma sens?
Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować kilka obszarów:
- ile czasu miesięcznie zajmuje obsługa użytkowników,
- jak złożona jest infrastruktura,
- jak kosztowna byłaby dłuższa awaria,
- czy firma posiada aktualną dokumentację IT,
- kto odpowiada za backup i bezpieczeństwo,
- czy istnieje zastępstwo dla administratora,
- jakie kompetencje są potrzebne do utrzymania środowiska.
Dopiero na tej podstawie można rzetelnie porównać koszt własnego działu z outsourcingiem.
IT powinno być przewidywalnym elementem działalności
Największą wartością stałej obsługi informatycznej nie zawsze jest najniższa cena.
Dla przedsiębiorstwa równie istotne mogą być przewidywalność kosztów, dostępność specjalistów, dokumentacja, zastępowalność czy ograniczenie czasu przestojów.
Dobrze zaprojektowany outsourcing pozwala traktować IT podobnie jak inne usługi biznesowe – z jasno określonym zakresem, odpowiedzialnością i sposobem reagowania na problemy.